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Home Strumenti di lavoro Norme condivise

 

La costituzione di una base dati archivistica dedicata alla documentazione novecentesca, con preponderante presenza di fondi relativi alla storia politica e culturale, pone una serie di problemi che vanno specificandosi proporzionalmente alla crescita quantitativa dei dati immessi e al diversificarsi delle esigenze poste dalle differenti tipologie di documentazione conservata dagli istituti in rete e dalla messa a punto di strumenti di ricerca sempre più sofisticati. All'interno di Archivi del Novecento si sono costituiti dei gruppi di lavoro ad hoc, che per alcuni anni si sono regolarmente riuniti. Attualmente la partecipazione allo scambio e all'elaborazione di soluzioni avviene tramite mailing list, governata dal coordinamento della rete.


Le aree individuate sono le seguenti:

1. descrizione archivistica
L'esperienza già avviata da qualche anno ha dimostrato gli effetti positivi delle iniziative di coordinamento nelle attività di normalizzazione dei criteri di descrizione e di utilizzo del software. La condivisione delle competenze di una comunità archivistica piuttosto ampia e diversificata garantisce l’allargamento delle conoscenze individuali e l’approfondimento continuo delle tematiche comuni oltre ad innescare un processo progressivo di uniformazione. All’origine dell’idea di costituire i gruppi di lavoro c’è, infatti, la convinzione che lavorare in una rete archivistica significhi non solo mettere in comune i propri dati, ma piuttosto operare all’interno di una comunità scientifica e culturale, che si arricchisce dell’apporto di più persone e che a sua volta restituisce ai singoli la possibilità di confronto e di arricchimento professionale. Il gruppo di lavoro si riuniva allo scopo di confrontarsi sui nodi problematici della descrizione archivistica, sui criteri di compilazione dei campi e, più in generale, sui problemi legati alle funzionalità del software GEA e sul suo migliore utilizzo, per ottenere il grado maggiore di condivisione e uniformità delle descrizioni archivistiche presenti nella rete.


2. indicizzazione
Le basi dati di Archivi del Novecento sono accessibili tramite diverse modalità di ricerca: a partire dall’albero archivistico, a partire da indici o full-text. Per rendere efficace la ricerca è necessario che le voci di indice siano compilate secondo criteri omogenei, univoci e controllati. Il processo cosiddetto di normalizzazione degli indici è stato da tempo avviato all’interno degli istituti aderenti al progetto proprio all’interno dei gruppi di lavoro. In questi incontri sono stati definiti nel merito i criteri di normalizzazione, studiati i casi problematici e le eccezioni tenendo sempre presente le normative esistenti in campo archivistico e facendo riferimento alle esperienze sul controllo d’autorità del settore biblioteconomico.

 
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