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Home Strumenti di lavoro GEA
Software GEA

 

GEA è un sistema software di descrizione, gestione e consultazione di archivi storici, sviluppato dal Consorzio BAICR Sistema Cultura, acquisito nell’aprile del 2012 dalla Fondazione Siav Academy e poi dismesso a fine 2014.

A titolo di documentazione, si lascia qui la descrizione curata a suo tempo dal Coordinamento.

Il gruppo di sviluppo informatico opera in stretta collaborazione con gli archivisti del coordinamento della rete Archivi del Novecento, progetto del quale GEA costituisce fin dall'inizio lo strumento tecnico di realizzazione. L'applicativo viene utilizzato dai soggetti che aderiscono alla rete e da quanti hanno deciso di adottarlo autonomamente per informatizzare i loro archivi storici: si tratta di una platea di utenti ormai molto vasta e di alto profilo professionale costituita da istituzioni e fondazioni culturali, banche, imprese, enti pubblici e privati. GEA è stato adottato anche dal massimo istituto statale di conservazione, l'Archivio centrale dello Stato. Gli elenchi aggiornati sono consultabili sul sito del progetto www.archividelnovecento.it

GEA è un software in costante evoluzione. Recependo l'esperienza e i suggerimenti della comunità professionale di riferimento, attualmente è disponibile nella versione 5.0.

Scarica la scheda informativa su GEA 5.0

Le caratteristiche

GEA è pensato come uno strumento utile ad accompagnare l'archivista durante l'attività di descrizione, ordinamento e inventariazione e a soddisfare le esigenze del ricercatore affinché possa cogliere la ricchezza informativa e le connessioni strutturali e semantiche.

GEA permette di:

  • descrivere il contenuto in maniera strutturata e controllata;
  • ordinare e integrare le informazioni, normalizzando la rappresentazione sia di fondi archivistici che di raccolte documentarie;
  • ricostruire patrimoni archivistici frammentati;
  • consultare efficacemente gli oggetti multimediali associati alla descrizione archivistica;
  • produrre report di stampa raffinati;
  • esporre sul web i risultati del lavoro archivistico;
  • creare reti di archivi affini e complementari.

Rispetta gli standard

L'organizzazione delle informazioni archivistiche rispetta la tradizione descrittiva nazionale ed è conforme agli standard internazionali ISAD (per la descrizione archivistica), ISAAR-CPF (per i record d'autorità) e ISDIAH (per i soggetti conservatori). L'applicativo genera file XML basati sugli standard EAD/EAC.

La struttura

L'architettura dei dati è gerarchica: per ogni soggetto conservatore i vincoli partono dal fondo (o dal gruppo di fondi) e attraverso la gestione dei livelli intermedi di ordinamento arrivano all'unità archivistica (che può essere ripartita a sua volta in sottounità e inserti) e al singolo documento. Sono disponibili schede analitiche diversificate a seconda delle tipologie documentarie (corrispondenza, verbale, manoscritto, delibera, audiovideo, fotografica, iconografica, bibliografica).

 

Le funzioni principali

Struttura archivistica Con il livello di descrizione Superfondo è possibile strutturare un complesso di fondi (anche articolato al suo interno) che può riguardare o entità reali cui per convenzione non si attribuisce il livello di fondo (p.es. un Ministero) o aggregazioni di altro tipo (cronologiche, tematiche, geografiche). La struttura del fondo può essere determinata preventivamente o in corso d'opera, così come l'assegnazione delle singole schede ai diversi livelli della struttura. Sono attive funzioni di spostamento di schede vincolate al rispetto di coerenze archivistiche.

Schede biografiche

Le schede biografiche sono richiamabili tramite link a partire da alcuni campi delle schede archivistiche. In particolare quella del soggetto produttore si attiva da tutte le schede. L'area delle Relazioni consente di dichiarare i rapporti storici tra soggetti produttori differenti definendo la tipologia della relazione stessa.

Strumenti di ordinamento

Per ogni livello archivistico è possibile dettare criteri e sottocriteri di ordinamento diversi (numerico, cronologico, alfabetico, per segnatura originaria, per classificazione, per protocollo) assegnando poi alle sequenze ordinate una numerazione, sempre modificabile.

Liste d'autorità

Al serbatoio archivistico in senso proprio se ne affianca uno di voci d'autorità, indispensabile per controllare l'indicizzazione e permettere l'accesso dinamico alle informazioni di contesto essenziali. Le schede gestiscono le forme varianti dei nomi e (per i toponimi) quelle storiche in modo da poterle mantenere nella descrizione a fronte di una normalizzazione della forma controllata.

Navigazione semantica

E' garantita dalla possibilità di stabilire collegamenti ipertestuali tra schede diverse sulla base dei contenuti o dei contesti di riferimento.

Titolario di classificazione

La descrizione del piano di classificazione permette di importare la struttura del titolario nei livelli della struttura archivistica secondo differenti modalità.

Collocazioni fisiche

Un servizio apposito, attivo all'interno di una vista dedicata, consente di assegnare le schede a determinate collocazioni fisiche (topografiche o di imbustamento), evitando di ricompilare i relativi campi nelle singole schede. Avanzate funzionalità di rinumerazione garantiscono all'archivista un controllo nella delicata fase del condizionamento finale.

Ricerca

Sono disponibili tre tipi di ricerca: generica, per campo o per tipo di scheda. Particolarmente raffinata è la ricerca per data. Il risultato della ricerca può essere "sfogliato" secondo criteri di ordinamento diversi. Le schede di un risultato di ricerca possono essere copiate o spostate in un altro livello della struttura (funzionalità avanzata di ordinamento).

Stampe

Il sistema produce diversi report (inventario a livello di fascicolo/registro o di documento, indice dei nomi con riferimento alla segnatura archivistica, indice dei descrittori, indice dei corrispondenti, sigle e rimandi). E' possibile stampare anche porzioni di fondo e scegliere quali campi visualizzare negli inventari. Questi sono dotati di indici di persona, enti e luoghi con puntamento alle pagine.

Help on line

Il sistema è in grado di richiamare automaticamente il paragrafo del manuale relativo alla funzionalità attiva in quel momento. Ogni campo è inoltre corredato da un'istruzione archivistica e redazionale di compilazione.

Per lavorare meglio...

GEA ha numerose funzioni ideate per facilitare e migliorare l'utilizzo del software da parte dell'archivista.

Le principali sono:

  • compresenza sullo schermo di più schede, viste, dizionari
  • flessibilità nella determinazione in corso d'opera del soggetto produttore
  • compilazione automatica degli estremi cronologici estesa a tutti i livelli archivistici
  • segnalazione immediata delle incongruenze tra le datazioni di livelli dipendenti
  • estensione dell'indicizzazione a tutte le occorrenze omonime o varianti presenti sulla stessa scheda
  • presenza di icone sulle schede e in Esplora fondo che denotano l'esistenza di correlazioni o di immagini associate
  • riconoscibilità grafica (anche nel risultato di ricerca) di una scheda con la caratteristica di Allegato
  • possibilità di eseguire sostituzioni o inserimenti di testo all'interno di un campo di un gruppo di schede interne a un risultato di ricerca
  • estensione fino al livello del documento della gestione delle unità di conservazione (numerazione, rinumerazione)
  • possibilità di evolvere una scheda Unità archivistica in una scheda Sottounità e viceversa

La multimedialità

A ogni scheda di GEA può essere associato un numero illimitato di file di qualunque tipo. I file immagine vengono aperti con un visualizzatore interno all'applicativo; per gli altri è possibile dichiarare il programma con il quale si vuole vengano aperti.

Sono disponibili diverse funzionalità che favoriscono una efficace consultazione dei documenti digitalizzati: gestione automatica della didascalia principale, possibilità di introdurre didascalie secondarie all'interno di sequenze di file, possibilità di assegnare ai file una categorizzazione documentale in modo da restringere la ricerca alle sole schede dotate di immagini di quel tipo.

E' inoltre possibile sfogliare una sequenza di immagini passando direttamente da un documento all'altro, simulando la consultazione reale dei fascicoli d'archivio..

E' disponibile un tool che consente di automatizzare l'attività di associazione delle immagini dei documenti alle relative schede descrittive. Per rendere efficace il modulo occorre definire alcune procedure in fase di digitalizzazione dei documenti. Questo strumento consente fortissime economie operative per l'integrazione tra schede e file di scansione e permette di pubblicare rapidamente sul web i risultati di lavori complessi di descrizione e scansione digitale.

Il modulo di amministrazione

Accedendo al sistema con privilegi di amministrazione è possibile:

  • assegnare password a diversi tipi di utenti e diversificare il loro accesso ai singoli fondi
  • monitorare gli utenti collegati alla rete di lavoro
  • procedere a cancellazioni delle grandezze principali (istituti, fondi)
  • produrre export e import di file xml basati su EAD/EAC

Consente inoltre di gestire le richieste di consultazione e di fotoriproduzione che un utente con privilegi di Lettore abbia fatto nel modulo dedicato alla immissione e ricerca dei dati. L'amministratore del sistema ha a disposizione funzionalità per verificare lo stato della pratica, visualizzare e stampare liste cronologiche, per tipologia di utente o di ricerca, per segnatura archivistica.

Recuperare il pregresso

Poniamo particolare attenzione sulla migrazione di inventari da formati diversi (testo, fogli di lavoro, database), settore nel quale abbiamo potuto sviluppare Abbiamo sviluppato un modulo dedicato alla migrazione da formato testo che sfrutta alcune caratteristiche di formattazione e di strutturazione dei contenuti. Il modulo effettua controlli di coerenza dei dati in due fasi differenziate (log e import).

Pubblicare sul web

Il modulo consente di dare visibilità in rete al proprio archivio. In modalità web è possibile esplorare la struttura dei fondi, effettuare diverse tipologie di interrogazione dalla più semplice alle più complesse, sfogliare le immagini associate alle descrizioni, il tutto sulla totalità della base dati o all'interno di una scelta di fondi impostata dall'utente. Agli accessi classici per soggetto conservatore e per soggetto produttore se ne affianca uno per parole chiave che agisce sulle descrizioni corredate da descrittori semantici.

La ricerca può essere limitata alle sole schede cui sono associate immagini documentarie.

La tecnologia

GEA sfrutta la tecnologia dei più diffusi motori di database relazionale. L'installazione supporta infatti l'utilizzo di Oracle, SQL Server e PostgreSQL, per rispondere alle esigenze della variegata platea di clienti. Si avvale inoltre del motore di indicizzazione Apache Lucene, che garantisce elevate prestazioni nella funzionalità di ricerca full-text. In termini di sicurezza informatica prevede la possibilità di personalizzare la modalità di autenticazione mettendo a disposizione sia un'autenticazione applicativa, che può essere configurata in modo che integri la normativa in termini di sicurezza informatica (Dlgs 196/2003), sia di demandarla ai sistemi già in uso presso il cliente (Single Sign On, LDAP).

 
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